E-Rechnung in Deutschland

Das Wachstumschancengesetz wurde am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet. Es ändert Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Ziel ist es, die Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden EUR zu schließen. Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen.

Alle E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis gibt es drei gängige Formate.

Die KoSIT ist die deutsche Peppol-Autorität, ernannt von OpenPeppol. Peppol dient als Übertragungsnetzwerk (Vier-Ecken-Modell) für den B2G- und B2B-Bereich. Unternehmen verbinden sich über einen zertifizierten Peppol Access Point mit dem Netzwerk.

XRechnung lässt sich über Peppol übertragen, in UBL- oder CII-Syntax. Die staatlichen Plattformen (ZRE, OZG-RE) akzeptieren Rechnungen über Peppol. Das Gesetz schreibt jedoch keinen bestimmten Übertragungsweg vor. E-Mail, Peppol, Webupload und DE-Mail sind alle zulässig.

Die Nutzung von Peppol wächst in Deutschland stetig. Das Netzwerk bietet einen standardisierten, sicheren Kanal für den Austausch von E-Rechnungen. Viele Softwareanbieter (DATEV, SAP, Lexware) haben Peppol-Anbindungen in ihre Produkte integriert.

Gibt es eine Peppol-Pflicht in Deutschland?

Nein. Gesetzlich vorgeschrieben ist die E-Rechnung nach EN 16931, nicht Peppol. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail erfüllt die Pflicht genauso wie eine Rechnung über Peppol. Peppol lohnt sich vor allem, wenn Ihre Kunden schon im Netzwerk sind, wenn Sie ins Ausland fakturieren oder wenn Ihr öffentlicher Auftraggeber Peppol bevorzugt.

Wie XRechnung und Peppol BIS genau zusammenhängen, erklären wir ausführlich im Leitfaden Peppol in Deutschland (Englisch).

EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen. Sie wurde vom CEN (Europäisches Komitee für Normung) veröffentlicht. Die Norm definiert, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss: Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Verkäufer- und Käuferidentifikation, Positionen, Beträge und Umsatzsteuer.

Die Norm enthält Validierungsregeln (Präfix BR-), die die Datenkonsistenz prüfen. Zum Beispiel verlangt BR-06 den Verkäufernamen. BR-CO-15 überprüft die Konsistenz der Umsatzsteuerbeträge. Peppol BIS fügt eigene Regeln hinzu (Präfix PEPPOL-EN16931-).

Vor dem Versand einer Rechnung ist es wichtig, sie gegen beide Regelwerke zu validieren. Peppol Validator prüft Peppol-BIS-Rechnungen (UBL) in einem Durchgang gegen die CEN- und Peppol-Regeln, XRechnungen gegen die CEN- und die BR-DE-Regeln der KoSIT, andere CII-Dateien gegen die CEN-Regeln. Für XRechnung nutzen Sie den XRechnung Validator, für eine ZUGFeRD-PDF oder ihre XML den ZUGFeRD Validator. Für die verbindliche Prüfung mit XML-Schema gibt es den offiziellen KoSIT-Validator.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gibt es die Plattform OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform). Daneben betreibt der Bund weiterhin die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) für die unmittelbare Bundesverwaltung; welche Plattform zuständig ist, nennt der Auftraggeber. Die OZG-RE empfängt E-Rechnungen über verschiedene Kanäle: Peppol, Webupload, E-Mail und DE-Mail.

Für B2G-Rechnungen ist die XRechnung das Pflichtformat. Die Leitweg-ID ist für die Zuordnung zur richtigen Behörde erforderlich. Die Registrierung auf der OZG-RE ist kostenlos.

Auf Länderebene variieren die Regelungen. Die meisten Bundesländer haben eigene E-Rechnungs-Plattformen eingeführt oder sind dabei, dies zu tun. Einige Länder nutzen die OZG-RE des Bundes mit.

Ob Sie bereits E-Rechnungen empfangen oder gerade erst anfangen: Hier sind die wichtigsten Schritte, um mit der E-Rechnung zu starten. Sie gelten für den Versand über Peppol genauso wie für den Versand per E-Mail.