E-Rechnung in Deutschland
Deutschland fuehrt die verpflichtende B2B-E-Rechnung schrittweise ein. Hier finden Sie alles Wichtige: Fristen, Formate, Ausnahmen und wie Sie sich vorbereiten.
Von Peppol Validator · Zuletzt aktualisiert am
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Das Wachstumschancengesetz wurde am 22. Maerz 2024 vom Bundesrat verabschiedet. Es aendert Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Ziel ist es, die Mehrwertsteuerluecke von rund 23 Milliarden EUR zu schliessen. Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen.
1. Januar 2025
Empfangspflicht fuer alle Unternehmen. Jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen (EN 16931) empfangen koennen. Eine gueltige E-Rechnung darf nicht abgelehnt werden. Der Versand per Papier oder PDF bleibt vorerst erlaubt.
1. Januar 2027
Versandpflicht fuer groessere Unternehmen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz ueber 800.000 EUR muessen strukturierte E-Rechnungen fuer inlaendische B2B-Transaktionen ausstellen. Kleinere Unternehmen duerfen noch bis Ende 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
1. Januar 2028
Versandpflicht fuer alle Unternehmen. Alle Unternehmen muessen strukturierte E-Rechnungen fuer inlaendische B2B-Transaktionen ausstellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich nicht mehr zulaessig. EDI darf nur fortgefuehrt werden, wenn EN 16931-konforme Daten extrahiert werden koennen.
Akzeptierte Formate
Alle E-Rechnungen muessen der europaeischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis gibt es drei gaengige Formate.
XRechnung
Deutschlands nationale CIUS der EN 16931. Reines XML-Format in UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII Syntax. Wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle fuer IT-Standards) gepflegt. Enthaelt rund 50 zusaetzliche deutsche Geschaeftsregeln (de-BR-). Pflichtformat im B2G-Bereich.
ZUGFeRD / Factur-X
Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Besonders beliebt beim Mittelstand, da die Rechnung visuell lesbar bleibt. Nur die Profile COMFORT, EXTENDED und XRECHNUNG sind EN 16931-konform und damit fuer die Pflicht zugelassen. Profile MINIMUM und BASIC WL genuegen nicht.
Peppol BIS Billing 3.0
Internationales Format auf Basis von UBL 2.1, konform mit EN 16931. Wird fuer die B2B-E-Rechnung in Deutschland akzeptiert. Besonders relevant fuer grenzueberschreitende Rechnungen und Unternehmen, die bereits das Peppol-Netzwerk nutzen.
Die Rolle von Peppol in Deutschland
Die KoSIT ist die deutsche Peppol-Autoritaet, ernannt von OpenPeppol. Peppol dient als Uebertragungsnetzwerk (4-Corner-Modell) fuer den B2G- und B2B-Bereich. Unternehmen verbinden sich ueber einen zertifizierten Peppol Access Point mit dem Netzwerk.
XRechnung ist vollstaendig kompatibel mit Peppol und kann als UBL- oder CII-Syntax uebertragen werden. Die staatlichen Plattformen (ZRE, OZG-RE) akzeptieren Rechnungen ueber Peppol. Das Gesetz schreibt jedoch keinen bestimmten Uebertragungsweg vor. E-Mail, Peppol, Webupload und DE-Mail sind alle zulaessig.
Die Nutzung von Peppol waechst in Deutschland stetig. Das Netzwerk bietet einen standardisierten, sicheren Kanal fuer den Austausch von E-Rechnungen. Viele Softwareanbieter (DATEV, SAP, Lexware) haben Peppol-Anbindungen in ihre Produkte integriert.
Die Norm EN 16931
EN 16931 ist die europaeische Norm fuer das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen. Sie wurde vom CEN (Europaeisches Komitee fuer Normung) veroeffentlicht. Die Norm definiert, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss: Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Verkaeufer- und Kaeuferidentifikation, Positionen, Betraege und Umsatzsteuer.
Die Norm enthaelt Validierungsregeln (Praefix BR-), die die Datenkonsistenz pruefen. Zum Beispiel verlangt BR-06 den Verkaeufernamen. BR-CO-15 ueberprueft die Konsistenz der Umsatzsteuerbetraege. Peppol BIS fuegt eigene Regeln hinzu (Praefix PEPPOL-EN16931-).
Vor dem Versand einer Rechnung ist es wichtig, sie gegen beide Regelwerke zu validieren. Tools wie Peppol Validator pruefen Ihre UBL-Dateien in einem Durchgang gegen alle CEN- und Peppol-Regeln.
Staatliche Plattformen (B2G)
Fuer Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber des Bundes gibt es die Plattform OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform). Sie hat die fruehere ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) abgeloest. Die OZG-RE empfaengt E-Rechnungen ueber verschiedene Kanaele: Peppol, Webupload, E-Mail und DE-Mail.
Fuer B2G-Rechnungen ist die XRechnung das Pflichtformat. Die Leitweg-ID ist fuer die Zuordnung zur richtigen Behoerde erforderlich. Die Registrierung auf der OZG-RE ist kostenlos.
Auf Laenderebene variieren die Regelungen. Die meisten Bundeslaender haben eigene E-Rechnungs-Plattformen eingefuehrt oder sind dabei, dies zu tun. Einige Laender nutzen die OZG-RE des Bundes mit.
So bereiten Sie sich vor
Ob Sie bereits E-Rechnungen empfangen oder gerade erst anfangen: Hier sind die wichtigsten Schritte zur vollstaendigen Compliance.
- 1Empfangsfaehigkeit sicherstellen. Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen koennen. Pruefen Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.
- 2Format waehlen. Entscheiden Sie sich fuer ein EN 16931-konformes Format: XRechnung (reines XML), ZUGFeRD ab Profil COMFORT (PDF + XML) oder Peppol BIS Billing 3.0. Ihr Softwareanbieter kann Sie bei der Wahl beraten.
- 3Uebertragungsweg festlegen. Waehlen Sie einen Uebertragungsweg fuer den Versand: Peppol Access Point, E-Mail, Webupload oder DE-Mail. Fuer B2G-Rechnungen wird Peppol oder die OZG-RE empfohlen.
- 4Vor dem Versand validieren. Pruefen Sie Ihre Rechnungen mit einem Validator auf Fehler, bevor Sie sie an Kunden senden. Pruefen Sie sowohl CEN-Regeln (BR-) als auch Peppol-spezifische Regeln (PEPPOL-EN16931-). Beheben Sie alle gemeldeten Fehler.
- 5Empfangsworkflow anpassen. Konfigurieren Sie Ihre Systeme fuer den Empfang und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen. Stellen Sie automatische Verbuchung, Abgleich mit Bestellungen und digitale Archivierung sicher.
- 6Archivierung beachten. E-Rechnungen muessen im elektronischen Originalformat (XML oder PDF+XML) fuer 10 Jahre aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier oder die Umwandlung in ein einfaches PDF genuegt nicht. Beachten Sie die GoBD-Anforderungen.
E-Rechnungen kostenlos validieren
Pruefen Sie Ihre Peppol BIS 3.0 Rechnungen gegen EN 16931 (CEN) und Peppol-Regeln. Kostenlos, sofort, ohne Registrierung.
Haeufig gestellte Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen koennen. Ab dem 1. Januar 2027 muessen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz ueber 800.000 EUR auch E-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht fuer alle Unternehmen.
Welche Formate sind fuer die E-Rechnung zugelassen?
Zugelassen sind alle Formate, die der europaeischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das XRechnung (reines XML), ZUGFeRD ab Profil COMFORT (PDF mit eingebettetem XML) und Peppol BIS Billing 3.0. ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL genuegen nicht der Norm.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine gueltige E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Die E-Rechnung muss maschinenlesbare, strukturierte Daten im XML-Format enthalten. Ein ZUGFeRD-PDF ab Profil COMFORT ist gueltig, da es ein eingebettetes XML enthaelt.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG (Umsatz bis 22.000 EUR) muessen keine E-Rechnungen versenden, aber empfangen koennen. Ausgenommen sind auch B2C-Transaktionen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR, Fahrausweise und steuerfreie Umsaetze nach Paragraf 4 Nr. 8-29 UStG.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format und die deutsche CIUS (nationale Spezifikation) der EN 16931. Es wird vor allem im B2G-Bereich verwendet. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Es ist besonders bei KMU beliebt, da die Rechnung auch visuell lesbar bleibt. Beide Formate sind fuer die B2B-Pflicht zugelassen.
Brauche ich einen Peppol Access Point?
Ein Peppol Access Point ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Uebertragungsweg vor. E-Rechnungen koennen per Peppol, E-Mail, Webupload oder DE-Mail versendet werden. Peppol bietet jedoch einen standardisierten und sicheren Kanal, der zunehmend genutzt wird.
Wie kann ich meine E-Rechnungen validieren?
Vor dem Versand sollten Sie Ihre E-Rechnungen gegen die EN 16931 (CEN) Regeln und die Peppol BIS Billing 3.0 Regeln pruefen. Peppol Validator prueft Ihre UBL-Rechnungen kostenlos und ohne Registrierung. Das Tool ueberprueft Syntax, Pflichtfelder, Geschaeftsregeln (BR-) und Peppol-spezifische Regeln (PEPPOL-EN16931-).