E-Rechnungspflicht in Deutschland
Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. Was Unternehmen zu Fristen, Formaten und dem Peppol-Netzwerk wissen müssen.
Von Peppol Validator · Zuletzt aktualisiert am
Zeitplan: Wann gilt welche Pflicht?
Mit dem Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024) hat der Gesetzgeber einen verbindlichen Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich festgelegt. Details zur Anwendung regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025; das zweite Schreiben ersetzt das erste und unterscheidet unter anderem zwischen Formatfehlern und Fehlern gegen Geschäftsregeln. Die Umstellung erfolgt stufenweise:
1. Januar 2025: Empfangspflicht
Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht als Mindestanforderung aus. Beim Versand gilt eine Übergangsregel: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiter Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Rechnungen wie PDF ausstellen.
1. Januar 2027: Versandpflicht (Stufe 1)
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr (2026) müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Unternehmen bis 800.000 Euro dürfen 2027 noch Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen ausstellen. Für alle Unternehmen bleiben bis Ende 2027 EDI-Rechnungen zulässig, auch wenn sie nicht EN16931-konform sind, sofern der Empfänger zustimmt.
1. Januar 2028: Versandpflicht (Stufe 2)
Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe. Ab diesem Datum müssen inländische B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen übermittelt werden. EDI-Verfahren bleiben zulässig, wenn sich daraus die Angaben korrekt in ein EN16931-konformes Format übertragen lassen.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die im inländischen B2B-Geschäftsverkehr Rechnungen ausstellen oder empfangen. Beide Geschäftspartner müssen in Deutschland ansässig sein. Beim Empfang gibt es keine Befreiung: Auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG dagegen befreit (§ 34a UStDV).
Nicht betroffen sind:
- •B2C-Rechnungen: Rechnungen an Privatpersonen (Endverbraucher) fallen nicht unter die Pflicht.
- •Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro (brutto) gemäß § 33 UStDV sind ausgenommen.
- •Fahrausweise: Fahrkarten und vergleichbare Belege unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
- •Steuerfreie Umsätze: Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ebenfalls ausgenommen.
Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres und bestimmt lediglich, ab wann die Versandpflicht greift. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle Unternehmen ohne Umsatzgrenze.
Akzeptierte Formate
Das Wachstumschancengesetz verlangt, dass E-Rechnungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen. In der Praxis bedeutet das: Die Rechnung muss in einem strukturierten XML-Format vorliegen, das maschinenlesbar ist und die vorgeschriebenen Geschäftsregeln einhält.
| Format | Beschreibung | Syntax | EN16931 |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format, weit verbreitet im öffentlichen Sektor | UBL 2.1 oder CII | Ja |
| ZUGFeRD 2.x | Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | CII (UN/CEFACT) | Ja (ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL) |
| Factur-X | Deutsch-französisches Pendant zu ZUGFeRD | CII (UN/CEFACT) | Ja (außer MINIMUM und BASIC WL) |
| Peppol BIS 3.0 | Internationaler Standard für den Austausch über das Peppol-Netzwerk | UBL 2.1 | Ja |
Wichtig: Laut BMF-Schreiben erfüllen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen nicht, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden. Die Profile BASIC, EN16931 (früher Comfort), EXTENDED und XRECHNUNG sind zulässig. Welches Profil Ihre Datei hat, erklärt die Seite ZUGFeRD; prüfen können Sie sie mit dem ZUGFeRD Validator. Eine reine PDF-Rechnung (auch per E-Mail) ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Das Peppol-Netzwerk in Deutschland
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten. Es wird von OpenPeppol, einer gemeinnützigen Organisation mit Sitz in Brüssel, verwaltet und ist in über 30 Ländern im Einsatz.
In Deutschland gewinnt Peppol zunehmend an Bedeutung. Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes sind über Peppol erreichbar, und im B2B-Bereich bietet das Netzwerk einen sicheren, standardisierten Kanal für den Versand und Empfang von E-Rechnungen. Für Rechnungen an Behörden brauchen Sie zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers.
Peppol basiert auf dem Vier-Ecken-Modell (Four-Corner Model):
- Ecke 1Rechnungssteller: Erstellt die Rechnung in seinem ERP- oder Buchhaltungssystem.
- Ecke 2Access Point des Senders: Validiert das Dokument und sendet es in das Peppol-Netzwerk.
- Ecke 3Access Point des Empfängers: Empfängt das Dokument und leitet es an den Empfänger weiter.
- Ecke 4Rechnungsempfänger: Erhält eine validierte, strukturierte Rechnung zur automatischen Verarbeitung.
Der Vorteil: Unternehmen benötigen nur eine einzige Verbindung zu einem zertifizierten Access Point, um alle Geschäftspartner im Peppol-Netzwerk zu erreichen, unabhängig davon, welches ERP-System oder welchen Access Point der Empfänger nutzt. Die Teilnehmer werden über eine Peppol-ID identifiziert, in Deutschland häufig auf Basis der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Schema 9930) oder bei Behörden der Leitweg-ID (Schema 0204).
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Unternehmen sollten jetzt handeln, um auch für die Versandpflicht vorbereitet zu sein. Eine praktische Checkliste:
1. ERP-System prüfen
Kann Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und empfangen? Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter über geplante Updates und EN16931-Unterstützung.
2. Empfangskanal einrichten
Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können, mindestens per E-Mail mit XML-Anhang. Für einen automatisierten Workflow empfiehlt sich die Anbindung an das Peppol-Netzwerk über einen zertifizierten Access Point.
3. Format wählen
Entscheiden Sie sich für ein Format: XRechnung (reines XML, ideal für Automatisierung) oder ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und XML, gut für den Übergang). Beide sind EN16931-konform.
4. Validierung testen
Bevor Sie E-Rechnungen produktiv versenden, sollten Sie Ihre Dokumente gegen die EN16931- und Peppol-Regeln validieren. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist eine Rechnung mit Formatfehlern keine E-Rechnung; auch Fehler gegen Geschäftsregeln führen oft zur Abweisung durch Access Points und Empfängersysteme.
5. Peppol Access Point anbinden
Für den automatisierten, sicheren Austausch von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen zertifizierten Access Point. Dieser übernimmt die Validierung, den Versand und den Empfang Ihrer Dokumente.
6. Interne Prozesse anpassen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, passen Sie Freigabeprozesse an und stellen Sie sicher, dass eingehende E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden (GoBD-konform).
Rechnungen jetzt kostenlos validieren
Laden Sie Ihre UBL- oder CII-XML-Rechnungen hoch und prüfen Sie sie gegen die Schematron-Regeln von EN16931. Peppol-BIS-Rechnungen prüfen wir zusätzlich gegen Peppol BIS Billing 3.0, eine XRechnung stattdessen gegen die XRechnung-Regeln der KoSIT (BR-DE). Kostenlos, sofort, ohne Registrierung.
Weiterlesen: E-Rechnung in Deutschland · ZUGFeRD erklärt · Leitweg-ID prüfen
Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz?
Eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Eine einfache PDF-Datei oder ein eingescanntes Dokument gilt nicht als E-Rechnung, da diese Formate nicht maschinenlesbar und nicht strukturiert sind.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Das bedeutet: Jedes Unternehmen braucht einen technischen Kanal (z. B. E-Mail-Postfach, Peppol Access Point oder ein Portal), über den strukturierte Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen werden können. Laut BMF genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist und auch für Kleinunternehmer.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen versenden?
Die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen 2027 noch Papier- oder andere elektronische Rechnungen (z. B. PDF) ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen. Bis Ende 2026 sind Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen für alle zulässig. Ausgenommen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Rechnung ist ein Bilddokument, das für das menschliche Auge bestimmt ist. Sie enthält keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Selbst wenn eine PDF per E-Mail versendet wird, erfüllt sie nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Nur Formate wie XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML), die der Norm EN16931 entsprechen, gelten als E-Rechnung.
Welche Formate erfüllen die Anforderungen?
Gesetzlich ist kein bestimmtes Format vorgeschrieben, die Rechnung muss aber der europäischen Norm EN16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL). Auch andere Formate wie EDI-Verfahren sind möglich, wenn sich die Daten korrekt in ein EN16931-konformes Format übertragen lassen und beide Seiten zustimmen. XRechnung ist ein reines XML-Format und wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten und ist besonders im Mittelstand verbreitet. Beide Formate können über das Peppol-Netzwerk versendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Die Rechnung ist ausschließlich maschinenlesbar. ZUGFeRD (auch als Factur-X bekannt) ist ein hybrides Format: Es besteht aus einer lesbaren PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Der Vorteil von ZUGFeRD ist, dass die Rechnung sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. Beide Formate sind EN16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Brauche ich einen Peppol Access Point?
Ein Peppol Access Point ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber empfohlen. Über das Peppol-Netzwerk können E-Rechnungen sicher und standardisiert ausgetauscht werden. Der Access Point übernimmt die Validierung, den Versand und den Empfang von Rechnungen. Besonders für Unternehmen mit vielen Geschäftspartnern bietet Peppol den Vorteil, dass nur eine einzige Verbindung zum Netzwerk nötig ist, um alle Partner zu erreichen.
Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den inländischen B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands). Ausgenommen sind: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gemäß § 33 UStDV, Fahrausweise sowie steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können.