E-Rechnungspflicht in Deutschland
Das Wachstumschancengesetz macht die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. Was Unternehmen zu Fristen, Formaten und dem Peppol-Netzwerk wissen müssen.
Von Peppol Validator · Zuletzt aktualisiert am
Zeitplan: Wann gilt welche Pflicht?
Mit dem Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024) hat der Gesetzgeber einen verbindlichen Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich festgelegt. Die Umstellung erfolgt stufenweise:
1. Januar 2025: Empfangspflicht
Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Ein einfaches E-Mail-Postfach, das XML-Anhänge verarbeiten kann, reicht als Mindestanforderung aus.
1. Januar 2027: Versandpflicht (Stufe 1)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Papier- und PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen im inländischen B2B-Verkehr dann nicht mehr zulässig.
1. Januar 2028: Versandpflicht (Stufe 2)
Die Versandpflicht wird auf alle Unternehmen ausgeweitet, unabhängig von der Umsatzhöhe. Ab diesem Datum müssen sämtliche B2B-Rechnungen innerhalb Deutschlands als strukturierte E-Rechnungen übermittelt werden.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die im inländischen B2B-Geschäftsverkehr Rechnungen ausstellen oder empfangen. Beide Geschäftspartner müssen in Deutschland ansässig sein. Es gibt keine generelle Befreiung für Kleinunternehmer oder Freiberufler; auch sie müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Nicht betroffen sind:
- •B2C-Rechnungen: Rechnungen an Privatpersonen (Endverbraucher) fallen nicht unter die Pflicht.
- •Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV sind ausgenommen.
- •Fahrausweise: Fahrkarten und vergleichbare Belege unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
- •Steuerfreie Umsätze: Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ebenfalls ausgenommen.
Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres und bestimmt lediglich, ab wann die Versandpflicht greift. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle Unternehmen ohne Umsatzgrenze.
Akzeptierte Formate
Das Wachstumschancengesetz verlangt, dass E-Rechnungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen. In der Praxis bedeutet das: Die Rechnung muss in einem strukturierten XML-Format vorliegen, das maschinenlesbar ist und die vorgeschriebenen Geschäftsregeln einhält.
| Format | Beschreibung | Syntax | EN16931 |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format, weit verbreitet im öffentlichen Sektor | UBL 2.1 oder CII | Ja |
| ZUGFeRD 2.x | Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | CII (UN/CEFACT) | Ja (ab Profil EN16931) |
| Factur-X | Deutsch-französisches Pendant zu ZUGFeRD | CII (UN/CEFACT) | Ja (ab Profil EN16931) |
| Peppol BIS 3.0 | Internationaler Standard für den Austausch über das Peppol-Netzwerk | UBL 2.1 | Ja |
Wichtig: Nur ZUGFeRD-Rechnungen ab dem Profil EN16931 (oder höher) erfüllen die Anforderungen. Das niedrigere Profil “Basic” enthält nicht alle erforderlichen strukturierten Daten. Eine reine PDF-Rechnung (auch per E-Mail) ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Das Peppol-Netzwerk in Deutschland
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten. Es wird von OpenPeppol, einer gemeinnützigen Organisation mit Sitz in Brüssel, verwaltet und ist in über 30 Ländern im Einsatz.
In Deutschland gewinnt Peppol zunehmend an Bedeutung. Das Netzwerk bietet einen sicheren, standardisierten Kanal für den Versand und Empfang von E-Rechnungen und wird als bevorzugter Übertragungsweg für das geplante Meldesystem des Bundesfinanzministeriums diskutiert.
Peppol basiert auf dem Vier-Ecken-Modell (Four-Corner Model):
- Ecke 1Rechnungssteller: Erstellt die Rechnung in seinem ERP- oder Buchhaltungssystem.
- Ecke 2Access Point des Senders: Validiert das Dokument und sendet es in das Peppol-Netzwerk.
- Ecke 3Access Point des Empfängers: Empfängt das Dokument und leitet es an den Empfänger weiter.
- Ecke 4Rechnungsempfänger: Erhält eine validierte, strukturierte Rechnung zur automatischen Verarbeitung.
Der Vorteil: Unternehmen benötigen nur eine einzige Verbindung zu einem zertifizierten Access Point, um alle Geschäftspartner im Peppol-Netzwerk zu erreichen, unabhängig davon, welches ERP-System oder welchen Access Point der Empfänger nutzt. Die Teilnehmer werden über eine Peppol-ID identifiziert, die in der Regel auf der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer basiert.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Unternehmen sollten jetzt handeln, um auch für die Versandpflicht vorbereitet zu sein. Eine praktische Checkliste:
1. ERP-System prüfen
Kann Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und empfangen? Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter über geplante Updates und EN16931-Unterstützung.
2. Empfangskanal einrichten
Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können, mindestens per E-Mail mit XML-Anhang. Für einen automatisierten Workflow empfiehlt sich die Anbindung an das Peppol-Netzwerk über einen zertifizierten Access Point.
3. Format wählen
Entscheiden Sie sich für ein Format: XRechnung (reines XML, ideal für Automatisierung) oder ZUGFeRD (Hybrid aus PDF und XML, gut für den Übergang). Beide sind EN16931-konform.
4. Validierung testen
Bevor Sie E-Rechnungen produktiv versenden, sollten Sie Ihre Dokumente gegen die EN16931- und Peppol-Regeln validieren. Fehlerhafte Rechnungen werden von Access Points und Empfängersystemen abgewiesen.
5. Peppol Access Point anbinden
Für den automatisierten, sicheren Austausch von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen zertifizierten Access Point. Dieser übernimmt die Validierung, den Versand und den Empfang Ihrer Dokumente.
6. Interne Prozesse anpassen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, passen Sie Freigabeprozesse an und stellen Sie sicher, dass eingehende E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden (GoBD-konform).
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Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz?
Eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Eine einfache PDF-Datei oder ein eingescanntes Dokument gilt nicht als E-Rechnung, da diese Formate nicht maschinenlesbar und nicht strukturiert sind.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Das bedeutet: Jedes Unternehmen braucht einen technischen Kanal (z. B. E-Mail-Postfach, Peppol Access Point oder ein Portal), über den strukturierte Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen werden können.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen versenden?
Die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Rechnung ist ein Bilddokument, das für das menschliche Auge bestimmt ist. Sie enthält keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Selbst wenn eine PDF per E-Mail versendet wird, erfüllt sie nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Nur Formate wie XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML), die der Norm EN16931 entsprechen, gelten als E-Rechnung.
Welche Formate erfüllen die Anforderungen?
In Deutschland werden zwei Hauptformate akzeptiert: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0). Beide basieren auf der europäischen Norm EN16931. XRechnung ist ein reines XML-Format und wird vor allem im öffentlichen Sektor verwendet. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten und ist besonders im Mittelstand verbreitet. Beide Formate können über das Peppol-Netzwerk versendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Die Rechnung ist ausschließlich maschinenlesbar. ZUGFeRD (auch als Factur-X bekannt) ist ein hybrides Format: Es besteht aus einer lesbaren PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Der Vorteil von ZUGFeRD ist, dass die Rechnung sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. Beide Formate sind EN16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Brauche ich einen Peppol Access Point?
Ein Peppol Access Point ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber empfohlen. Über das Peppol-Netzwerk können E-Rechnungen sicher und standardisiert ausgetauscht werden. Der Access Point übernimmt die Validierung, den Versand und den Empfang von Rechnungen. Besonders für Unternehmen mit vielen Geschäftspartnern bietet Peppol den Vorteil, dass nur eine einzige Verbindung zum Netzwerk nötig ist, um alle Partner zu erreichen.
Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den inländischen B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands). Ausgenommen sind: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV, Fahrausweise sowie steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.