E-Rechnung Validator

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen können E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden. In Deutschland sind die gängigen Formate XRechnung (reines XML in UBL 2.1 oder CII) und ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML). Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN16931.

Der Validator nimmt XML-Dateien in zwei Syntaxen an. Eine XRechnung (UBL oder CII) wird gegen die EN16931-Regeln (CEN) und die XRechnung-Regeln der KoSIT (BR-DE) geprüft, ohne Peppol-BIS-Regeln. Eine Peppol-BIS-Billing-3.0-Rechnung (UBL) wird gegen EN16931 und Peppol BIS Billing 3.0 geprüft. Eine ZUGFeRD-/Factur-X-PDF laden Sie so hoch, wie sie ist: Wir prüfen das PDF und die eingebettete CII-XML gegen XSD und Schematron ihres ZUGFeRD-Profils (MINIMUM bis EXTENDED), die die EN16931-Regeln des Profils enthalten.

Ja. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland stufenweise verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird der Versand für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro Pflicht, ab 2028 für alle Unternehmen. Im öffentlichen Sektor (B2G) gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020.

XRechnung ist ein reines XML-Format (UBL 2.1 oder CII), das ursprünglich für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. ZUGFeRD (ab Version 2.0 identisch mit Factur-X) kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei im CII-Format mit einer menschenlesbaren PDF-Darstellung in einer Datei. Beide Formate erfüllen die EN16931-Norm und sind damit gleichwertig für die E-Rechnungspflicht.

EN16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung. Sie definiert ein semantisches Datenmodell mit Pflichtfeldern, Berechnungsregeln und Geschäftslogik, die jede E-Rechnung in der EU erfüllen muss. Die Validierungsregeln tragen Präfixe wie BR- (Business Rules) und BR-CO- (Berechnungsregeln). Unser Validator prüft Ihre Dateien gegen das offizielle EN16931-Schematron (CEN).

Reine PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen und können nicht validiert werden, da sie kein strukturiertes XML enthalten. ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs sind die Ausnahme: Sie enthalten eine eingebettete XML. Laden Sie die PDF direkt hoch. Wir prüfen die eingebettete XML, die XMP-Metadaten und PDF/A-3 (Basisprüfung) und danach die XML gegen die Regeln ihres ZUGFeRD-Profils.

UBL (Universal Business Language) und CII (Cross-Industry Invoice) sind zwei unterschiedliche XML-Syntaxen für E-Rechnungen. UBL 2.1 wird von OASIS gepflegt und ist die Basis von Peppol BIS Billing. CII wird von UN/CEFACT gepflegt und ist die Basis von ZUGFeRD/Factur-X. XRechnung gibt es in beiden Syntaxen. Beide Syntaxen können die EN16931-Anforderungen abbilden, verwenden aber unterschiedliche XML-Strukturen und Namespaces.

UBL (Universal Business Language, Version 2.1) ist eine XML-Syntax von OASIS, also das Dateiformat einer Rechnung. Peppol ist ein Netzwerk mit eigenen Regeln, über das Access Points elektronische Dokumente austauschen. Peppol BIS Billing 3.0 legt fest, wie eine Rechnung in UBL für dieses Netzwerk aussehen muss, und ergänzt die EN16931 um die PEPPOL-EN16931-Regeln. Jede Peppol-BIS-Rechnung ist also UBL, aber nicht jede UBL-Rechnung ist eine Peppol-BIS-Rechnung: Eine XRechnung in UBL folgt der Spezifikation der KoSIT.

Die Kennung urn:cen.eu:en16931:2017 steht für die europäische Norm EN16931. Sie ist der Anfang der Spezifikationskennung (BT-24), in UBL im Element cbc:CustomizationID, in CII in ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter/ram:ID. Steht sie allein, erklärt die Rechnung nur die Konformität mit EN16931, z. B. im ZUGFeRD-Profil EN16931. Nach #compliant# folgt die Spezialisierung: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 für XRechnung 3.0, urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0 für Peppol BIS Billing 3.0. An dieser Kennung erkennt der Validator eine XRechnung und wählt die Regelwerke.

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Die Versandpflicht wird gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Im B2G-Bereich ist die E-Rechnung bereits seit 2020 Pflicht. Die Umsatzgrenze betrifft nur den Versand, nicht den Empfang. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.

Zulässig sind die Profile, die den vollständigen EN16931-Datensatz tragen: BASIC, EN16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle vorgeschriebenen strukturierten Daten und gelten nicht als E-Rechnung. Der Validator prüft die eingebettete CII-XML-Datei gegen XSD und Schematron ihres Profils, auch bei MINIMUM und BASIC WL. Besteht eine solche Datei die Prüfung, ist sie gültig für ihr Profil, aber trotzdem keine E-Rechnung.

Die Leitweg-ID ist die Routing-Adresse für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Sie ordnet die Rechnung der richtigen Behörde zu und wird als Käuferreferenz (BT-10) eingetragen. Auf den Plattformen ZRE und OZG-RE dient sie unter Peppol-Schema 0204 auch als Zustelladresse. Sie erhalten die Leitweg-ID von der jeweiligen Behörde.

Das Ergebnis nennt zu jedem Fehler die Regelkennung, das betroffene XML-Element und einen Hinweis zur Behebung. Korrigieren Sie die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware und laden Sie die Datei erneut hoch, bis keine Fehler mehr gemeldet werden. Warnungen verhindern die Übertragung nicht, weisen aber auf empfohlene Korrekturen hin.