ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der ein menschenlesbares PDF und maschinenlesbare Daten in einem Dokument vereint. Technisch ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF/A-3 (ISO 19005-3), ein Archivformat, das Dateianhänge erlaubt. In diesem PDF steckt eine eingebettete XML-Datei im Format CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). Der Empfänger kann die Rechnung ansehen wie ein gewöhnliches PDF und gleichzeitig die strukturierten Daten automatisch verbuchen.

Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Gepflegt wird das Format vom FeRD, das die Entwicklung mit dem französischen Partner FNFE-MPE abstimmt. Dadurch sind ZUGFeRD und Factur-X ab Version 2.0 technisch dieselbe Spezifikation.

ZUGFeRD 2.x kennt mehrere Profile, die sich im Datenumfang unterscheiden. Je höher das Profil, desto mehr strukturierte Felder enthält die eingebettete XML-Datei. Für die Konformität mit der EN 16931 ist das entscheidend: Die unteren Profile tragen bewusst weniger Daten, als die Norm verlangt.

Die europäische Norm EN 16931 legt das semantische Datenmodell einer E-Rechnung fest. Sie kennt zwei Syntaxen: UBL 2.1 und CII. ZUGFeRD nutzt die CII-Syntax und bettet sie in ein PDF ein.

Factur-X ist der französische Zwilling von ZUGFeRD, dieselbe hybride Spezifikation unter anderem Namen. XRechnung ist dagegen ein reines XML-Format ohne PDF-Hülle, die deutsche CIUS auf Basis der EN 16931, gepflegt von der KoSIT. XRechnung unterstützt sowohl UBL als auch CII. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie im Vergleich ZUGFeRD vs Factur-X vs XRechnung. Wie sich UBL und CII als Syntaxen unterscheiden, erklärt UBL vs CII vs Factur-X.

ZUGFeRD 1.0 erschien vor der EN 16931 und beruht auf einem eigenen Datenmodell. Für das aktuelle Mandat ist es nicht geeignet.

ZUGFeRD 2.0 und höher ist an die EN 16931 angeglichen und technisch identisch mit Factur-X. Die eingebettete XML-Datei heißt bei ZUGFeRD 2.x in der Regel factur-x.xml (bei ZUGFeRD 1.0 hieß sie ZUGFeRD-invoice.xml). Für neue Implementierungen ist ZUGFeRD 2.x die richtige Wahl.

Deutschland führt die verpflichtende B2B-E-Rechnung schrittweise ein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht folgt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Die Fristen nach Unternehmensgröße finden Sie in der E-Rechnungspflicht-Übersicht.

ZUGFeRD ab Profil EN 16931 ist ein zulässiges Format für dieses Mandat, ebenso wie XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0. Für den Hintergrund zum deutschen Markt siehe E-Rechnung in Deutschland und Peppol in Germany.

Im B2B-Bereich sind ZUGFeRD und XRechnung gleichermaßen zulässig, solange die Rechnung EN-16931-konform ist. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass der Empfänger auch ohne spezielle Software das PDF lesen kann. Das ist praktisch, wenn Geschäftspartner unterschiedlich weit digitalisiert sind.

Für Rechnungen an die deutsche Bundesverwaltung (B2G) ist XRechnung das geforderte Format. ZUGFeRD wird dort nur im XRECHNUNG-Profil akzeptiert. Wer ausschließlich an öffentliche Auftraggeber fakturiert, fährt mit reinem XRechnung meist einfacher.

Der Peppol Validator prüft XML-Dateien, keine PDF-Dokumente. Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu prüfen, extrahieren Sie zuerst die eingebettete XML-Datei aus dem PDF/A-3. In den meisten PDF-Betrachtern finden Sie sie in der Anlagen- oder Dateianhang-Ansicht; der Dateiname ist bei ZUGFeRD 2.x in der Regel factur-x.xml.

Laden Sie diese CII-XML-Datei anschließend im Factur-X / CII Validator hoch. Geprüft wird gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 (BR-, BR-CO-, BR-DEC-) und die CII-Syntaxregeln (CII-SR-). Für ZUGFeRD gibt es keine zusätzliche Peppol-BIS-Prüfschicht, weil Peppol ausschließlich UBL verwendet. Reine UBL-Rechnungen prüfen Sie über den E-Rechnung Validator oder den XRechnung Validator.