E-facturatie in Nederland

Voor B2G (business-to-government) is e-facturatie verplicht sinds 1 januari 2017 (centrale overheid) en 18 april 2019 (alle aanbestedende diensten). Voor B2B is e-facturatie momenteel vrijwillig. De overheid overweegt een B2B-verplichting per 1 juli 2030 in het kader van de EU ViDA-verordening.

Het voorkeurformaat is Peppol BIS Billing 3.0 met de NLCIUS (Netherlands Core Invoice Usage Specification). Dit is gebaseerd op UBL 2.1 XML en voldoet aan de Europese norm EN 16931. Voor overheidsinstanties via Digipoort worden ook UBL-OHNL en SETU (uitzendbranche) geaccepteerd.

De NLCIUS (Netherlands Core Invoice Usage Specification) is de Nederlandse CIUS van de Europese norm EN 16931. Het specificeert aanvullende Nederlandse vereisten bovenop de Europese standaard. Denk aan verplichte BTW-nummers, koperreferenties en betalingsvoorwaarden conform Nederlands belastingrecht.

Peppol is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde bedrijfsdocumenten. Digipoort is het centrale data-uitwisselingsplatform van de Nederlandse overheid. Beide zijn met elkaar verbonden. Facturen via Peppol aan overheidsinstanties worden doorgaans via Digipoort gerouteerd.

De NPa is de nationale Peppol-autoriteit van Nederland. Zij beheert het Peppol-ecosysteem in Nederland en heeft deze rol overgenomen van SimplerInvoicing (SI). De NPa biedt ook een testtool aan op test.peppolautoriteit.nl voor het valideren van Peppol-berichten.

Ja, waarschijnlijk wel. Op 10 maart 2026 heeft de Staatssecretaris van Financien een rapport aan de Tweede Kamer gestuurd waarin Scenario B (ViDA-B) wordt aanbevolen. Dit scenario omvat verplichte e-facturatie voor zowel binnenlandse als intracommunautaire B2B-transacties. De mogelijke startdatum is 1 juli 2030.

Valideer uw facturen tegen de EN 16931 (CEN) regels en Peppol BIS Billing 3.0 regels voordat u ze verstuurt. Peppol Validator controleert uw UBL-facturen gratis, zonder registratie. De tool verifieert syntax, verplichte velden, bedrijfsregels (BR-) en Peppol-specifieke regels (PEPPOL-EN16931-).

Sinds 18 april 2019 zijn alle aanbestedende diensten in Nederland verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen via Peppol of Digipoort. Een leverancier die geen Peppol e-facturatie ondersteunt kan in de praktijk niet meer factureren aan de centrale en decentrale overheid: facturen op papier of als PDF worden geweigerd of niet verwerkt door het inkoopsysteem. Dit leidt tot betalingsachterstand, uitsluiting van aanbestedingen waar e-facturatie als geschiktheidseis is opgenomen, en uiteindelijk verlies van overheidscontracten. De gevolgen zijn dus puur commercieel: er is geen boete, maar wel directe omzetderving.

Een implementatie in vier stappen: (1) kies een Peppol Access Point provider zoals Storecove, Tradeshift, Pagero, easySystems of een eigen ERP-leverancier die als Peppol-broker optreedt. (2) Registreer uw Peppol ID (meestal het KVK-nummer onder schema 0106) bij het Peppol-netwerk via uw provider. (3) Pas uw factuurproces aan zodat uitgaande facturen UBL 2.1 XML conform NLCIUS produceren, en valideer steekproefsgewijs met een tool zoals Peppol Validator. (4) Communiceer met uw leveranciers: deel uw Peppol ID, vraag om hun Peppol ID, en stem af welke documenttypen (Invoice, CreditNote, Order) over Peppol gaan. Voor het beheer van implementatieprojecten is het verstandig een gefaseerde uitrol per leveranciersgroep te kiezen.

Voor B2G overheerst Peppol BIS Billing 3.0 met de NLCIUS-profilering, gevolgd door UBL-OHNL voor legacy Digipoort-aansluitingen en SETU voor de uitzendbranche. Voor B2B is Peppol BIS Billing 3.0 het dominante formaat in de gestructureerde flow; daarnaast circuleren nog UBL 2.1 zonder Peppol-profiel, het hybride PDF-formaat ZUGFeRD/Factur-X uit Duitsland en Frankrijk, en EDIFACT D96A/D01B in oudere ketens (vooral retail en automotive). Het Nederlandse beleid wijst Peppol BIS Billing 3.0 expliciet aan als voorkeurformaat voor zowel binnenlandse als grensoverschrijdende EU-transacties.

De juridische basis voor elektronische facturen ligt in artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting 1968: een elektronische factuur is gelijkwaardig aan een papieren factuur mits de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gewaarborgd zijn. De B2G-verplichting volgt uit Richtlijn 2014/55/EU en is omgezet via de Aanbestedingswet 2012 en de Comptabiliteitswet 2016. De NEN-EN 16931 geldt als het verplichte semantische model. De Belastingdienst stelt geen specifiek formaat verplicht voor B2B, maar accepteert UBL, CII, en gestructureerde varianten als zij voldoen aan de bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Komende EU ViDA-regels zullen vanaf 2030 verdere eisen stellen aan e-facturatie en realtime rapportage.

Eén Peppol Access Point volstaat voor binnenlandse en grensoverschrijdende EU-stromen: het Peppol-netwerk werkt op basis van het 4-corner model en routeert facturen op de Peppol ID van de ontvanger, ongeacht het land. Voor binnenlandse facturen worden de NLCIUS-regels toegepast; voor grensoverschrijdende facturen volstaat meestal de basis EN 16931 plus eventueel de CIUS van het ontvangende land (XRechnung in Duitsland, Factur-X in Frankrijk, FatturaPA in Italië). Praktisch betekent dit dat één validatie tegen Peppol BIS 3.0 plus de juiste landspecifieke schematron voldoende is. Voor het beheer van implementatieprojecten en de toeleveringsketen werken grotere ondernemingen vaak met een centraal e-invoicing platform dat de validatie, archivering en rapportage per land regelt.